Petit guide à destination des personnes qui se retrouvent avec un projet à réaliser du jour au lendemain sans trop rien y connaître

Et un jour un projet

Un beau matin (quoiqu'à bien y réfléchir...) votre boss vous appelle pour vous dire que vous êtes dorénavant chargé du projet de "scanning", vous êtes bien entendu volontaire désigné d'office. Vous allez devoir vous en occuper de A à Z ... Bref, vous êtes dans la mouise.

Et puis c'est quoi ce truc de scanning ???

Vous allez donc, de ce pas, vous documenter sur le net.. plonger dans waterfall, prince2, milestone, budget, ressources, blaaa blaaa blaaa... gniiii MyGod ! #cestquoitoussa #saw12 #helpme #adieumondecruel

Re-bref: re-mouise.

Heeeeelp !

Après avoir trainé sur le web pour trouver de l'info, râlé sur Facebook et siffler sur Twitter, vous voici devant le fait accompli : quand faut y aller, et bien... faut pas reculer ! On va donc sortir de notre zone de confort (enfin surtout la votre hein, moi ca va :-D )

Allez, on y va !

Je vais vous donner quelques bonnes pratiques qui vous permettront de vous lancer dans votre projet de manière claire et rigoureuse. 

Ces bonnes pratiques sont utilisées par les Project Managers, tous les jours. Mais il ne s'agit que d'une sélection. Hors de question de vous donner une formation complète de PM ici, c'est trop long et trop complexe. Bien entendu, le contenu de cet article n'est pas destiné aux pros du projet... Il va manquer pas mal de choses que je ne peux clairement pas développer ici. Donc, vous êtes prêt ? alors on y va !

Scope, ressources, budget, timing et poisson : un beau voyage !

Dans un premier temps, vous aller devoir définir votre projet. Comme si vous alliez planifier un gros déplacement de 3000km où vous prévoyez les routes, les péages, les stations essences, les restos et les hotels. Ici, c'est pareil : on va définir ce qu'on fait et ce qu'on ne fait pas, avec qui & quoi, avec quel argent et sur une ligne du temps.

Comme vous le voyez, ça ressemble bel et bien à la planification d'un voyage ;o)

Commençons par le scope.

Imaginez que vous regardiez votre projet de manière trèèèèèès large, avec toutes les connexions possibles et imaginables et qu'ensuite, vous y regardiez à nouveau mais à travers un tube. Vous ne voyez alors qu'une partie. Dans le scope (scope signifie cadre ou étendue en anglais), nous allons décrire cette partie.

Un exemple ! Un exemple ! Un exemple ! OK OK ... ca vient ! ;o)

Votre entreprise réalise un énorme projet de transition numérique. Votre boss (toujours le même) vous a demandé de vous charger de la partie "scanning des documents entrant"(parfois appelé indicatage)

Vous allez écrire dans un document ce que vous allez faire et pas faire :

• A faire : scanner les documents, ajouter des métadonnées, ranger les documents, trouver un logiciel de gestion
• A ne pas faire : ne pas scanner les archives, ne pas inventer un schema de métadonnées, ne pas créer un site web pour mettre à disposition les infos, ne pas faire du café

Wouhou ! On a notre scope !

C'est un exemple ;o) à tout moment, vous devez pouvoir retomber sur ce scope si vous avez un doute sur ce qui doit fait ou pas. Ne cherchez pas à écrire DES pages... Dans notre cas, c'est votre document, votre pense-bête.

Maintenant que vous savez ce que devons faire et ne pas faire...

Définissons les ressources employées!

L'idée de ressource est large, il peut s'agir de matériel comme de personne, de société, de logiciel, etc. Nous allons donc lister ce dont nous avons besoin pour réaliser ce projet. Par exemple :

• un ordinateur portable équipé de Ms Office
• un consultant expert en qualité d'image
• un scanner type A3 connecté au réseau
• un logiciel de catalogage
• un espace de stockage numérique

Ces ressources ont un coût (eeeet oui ! lol) Nous allons donc devoir l'estimer, le plus précisément possible afin d'éviter les mauvaises découvertes.

Un peu de marge peut toujours servir (n'exagérez pas non plus lol j'ai dis 'un peu' )

L'ensemble de ces estimations vont donner un budget pour, par exemple, une année. Certains coût sont des one-shots, d'autres sont récurrents. Faites-y attention ! Nous verrons dans un autre article que l'on peut jouer sur les coûts uniques et récurrents pour lisser les investissement sur plusieurs années.

Tic tac tic tac... Timing.

Très simplement, il est nécessaire de définir un timing. Une date de départ et une date de fin. Là où cela devient un peu plus fun, c'est que ce timing s'applique aux phases du projet et aux ressources :-D Allez, voyons ça ;o)

Il est nécessaire de découper le projet en petits morceaux. C'est un peu comme si vous vouliez avaler une superbe entrecôte d'1,2kg en une fois. Impossible (non, n'essayez pas, sans déconner) ... on va la découper en petits morceaux.

Et bien pour un projet c'est pareil, on le découpe façon entrecôte !

Les petits morceaux sont des étapes, ou des phases, comme vous voulez. Mais vous devez les préciser : contenu et durée.

Dans notre exemple, on pourrait avoir :

• Phase 1 : définir les documents à scanner - Durée 4 jours
• Phase 2 : mettre en place le logiciel de catalogage - Durée 5 jours
• Phase 3 : tester le scanning  : Durée : 2 jours
• Phase 4 : tester l'implementation des métadonnées - Durée 1 jour
• Phase 5 : tester le processus complet - Durée 5 jours
• Phase 6 : scanner tous les documents définis - Durée 3 mois

Ces phases sont des points critiques. A la fin de chaque phase, on pourrait imaginer de réaliser un changement dans notre projet. Suivant la disponibilité des ressources, notre consultant par exemple, on pourrait imaginer que certaines phases se chevauchent.

Pour les curieux, sachez qu'à partir de là on pourrait enfiler un Gantt sur ces phases mais on verra ça dans un autre article.

Poisson

non non, pas d'avril ;o) Mais un diagramme en forme de poisson (ou Ishikawa, rien à voir avec la pancarte au dessus de la machine à café !! non mais ... ) vous permettra de garder un oeil sur vos phases dans le temps, et de présenter un premier retour visuel à votre boss. Voici un exemple.

Et mais ? ça marche !

Yes :-) C'est de la gestion de projet simple, type Waterfall (une étape après l'autre). Nous ne sommes pas dans du Prince2, ni du Agile. Mais je vous rassure, ça fonctionne :-)

Concernant les méthodologies, retenez une chose : vous devez toujours utiliser la méthodologie adaptée au projet, et dans certains cas on fait de l'hybride... on mélange ! Quoi ? Vous avez quelque chose contre les cocktails ?

On ne va pas tuer une mouche avec un bazooka et on ne s'attaquera pas à un mammouth avec une pince à épiler (hum quoique lol)

Conclusion

Ouf :-) ça fait longtemps que je n'avais pas écrit un article et ça me démangeait. Ceux qui me connaissent un minimum savent que je suis à fond pour le partage de l'information et des connaissances.

Si mon article vous a plu, il y en aura d'autres parfois plus pointus, parfois plus généralistes. 

See you bientôt !!

Olivier from One-Circle :-)